Afgesloten dossiers die je niet meer raadpleegt en waarvan de bewaartermijn vervallen is, mag je pas vernietigen nadat je goedkeuring kreeg van de stadsarchivaris.

Papier vernietigen

Welke papieren documenten mag je vernietigen?

Beoordeel de documenten. Je hebt altijd toestemming nodig van de stadsarchivaris voor het vernietigen van dossiers.

Je hebt geen toestemming nodig voor:

• Tijdelijke werkdocumenten, die verwerkt zijn in andere documenten
• Overbodige afdrukken
• Dubbels
• Documenten die ook digitaal bestaan
• Documentatie, zoals boeken en tijdschriften door anderen uitgegeven

Je hebt dus toestemming nodig voor:

• Dossiers die niet digitaal bestaan en niet retroactief worden gescand
• Alle reeksen van dossiers
• Het leegmaken van archiefruimten zoals kelders en zolders
• Eigen publicaties

Je leest op de pagina hoe je toestemming vraagt.

Opmerking: de stad Antwerpen werkt digitaal. Nieuwe dossiers moeten altijd digitaal worden bewaard.

Hoe vernietig je papier?

De vernietiging van papieren dossiers verloopt via het gesloten circuit van SUEZ/SITA. Zij garanderen een veilige, rechtstreekse en ecologische vernietiging. Geef nooit documenten mee met het oud papier .

Werkwijze Den Bell: blauwe bakken in de printrooms

1. Open containers:

Veilige vernietiging. Enkel collega's kunnen de containers openen.

2. Gesloten containers met gleuf:

Heel veilige vernietiging voor erg gevoelige informatie (bijvoorbeeld personeelsdocumenten). Die containers kan je als medewerker niet openen.

Deze containers worden buiten den Bell ook gebruikt op plaatsen waar publiek komt.

Werkwijze andere locaties: vaste of tijdelijke containers

Er zijn twee soorten vernietigingen:

1. Permanente stroom van tijdelijke werkdocumenten, overbodige afdrukken, dubbels,…

Je hebt geen toestemming nodig. Bestel vaste open of gesloten containers bij informatiebeheer. Die containers moeten op regelmatige basis worden leeggemaakt. Mail naar Met vermelding contractnummer 55387653 - naam dienst - locatie– aantal containers Problemen? 03 886 75 84

2. Occasionele grote vernietigingen

Je hebt toestemming nodig van het FelixArchief. Bestel tijdelijke containers bij:

• Stad:
• Zorgbedrijf:
• OCMW:

SITA/SUEZ neemt vervolgens contact met u op om de vernietiging uit te voeren.

Hoe gebruik je papiercontainers?

• Gebruik de containers enkel voor papier en dus niet voor andere soorten afval.
• Geen plastic mapjes, ringmappen, metaal
• Plaats de containers in een ruimte die niet voor het publiek toegankelijk is.
• Draag er zorg voor.

Wat als er iets per ongeluk in een gesloten container terecht kwam?

• Sleutels van de containers zijn te verkrijgen bij de facilitaire dienst van den Bell, audit of het stadsarchief.
• Op locaties met heel veel containers kan ook een sleutel aanwezig zijn.

Wat als een papiercontainer beschadigd is?

• Breng de jurist van je bedrijfseenheid op de hoogte. Heb je geen juridische cel, dan licht je de bedrijfsdirecteur in.
• Bij schade door onbekenden laat je een proces-verbaal opmaken door de politie.
• Als de leverancier van de beschadigde container een schadeaangifte indiende bij onze verzekeringsmaatschappij en die schade niet door hen wordt vergoed, dan draagt de bedrijfseenheid de kosten.

Digitale dossiers: vernietigen via de RMToolbox

Zodra je de toestemming tot vernietiging kreeg, zet je de mappen daarvoor klaar met de

• Open de RMToolbox
• Kies in de menubalk ‘Archief’ de functie ‘Dossiers archiveren’.
• Blader in het nieuwe venster links door de mappenstructuur en selecteer in het rechtervak de map die je wil vernietigen.
• Duid ‘vernietigen’ aan en klik op ‘uitvoeren’. De map verhuist nu naar G:\BE..\Archief\Vernietigen.
• Herhaal dat voor alle mappen die je wil vernietigen.
• Mail Informatiebeheer als al je dossiers klaar staan voor vernietiging. Wij controleren die map nog een laatste keer en registreren de vernietiging.

Hoe je digitale dossiers vernietigt, kan je ook in de bekijken.