Het archief van uw vereniging bestaat uit alle unieke documenten die de vereniging bij de uitoefening van haar taken opmaakt, ontvangt en gebruikt.

We maken een onderscheid tussen het ‘dynamisch archief’ en het ‘statisch archief’.

Dynamisch archief : dat is de lopende administratie van uw vereniging. Het gaat om alle documenten die u nog regelmatig aanpast, gebruikt of leest.

Statisch archief ook wel eens historisch archief genoemd: dat zijn alle documenten die geen direct (administratief) nut meer hebben. Toch moeten veel van die documenten bewaard worden: ze hebben nog juridische bewijskracht, het is wettelijk verplicht om ze te bewaren of ze hebben een erfgoedwaarde. Het historisch archief vormt als het ware het ‘geheugen’ van uw vereniging. U draagt er dus het best goed zorg voor.

Enkele algemene principes:

Wanneer bewaart u?

• Als het direct verband houdt met de taken van de vereniging
• Als u de informatie nog nodig hebt of kunt hebben voor de taakuitvoering
• Als u de informatie nog nodig hebt of kunt hebben om u te verantwoorden, als bewijs
• Als de wet voorschrijft dat u die informatie moet bewaren
• Als de documenten van historisch belang zijn: bv. stukken over de oprichting van uw organisatie, waaronder akte van oprichting, statuten en huishoudelijke reglementen, stukken over het algemeen beleid zoals beleidsplannen en –evaluaties en jaarverslagen, vergaderstukken van bestuur, directie of raden (agenda’s, notulen en bijlagen), eigen publicaties, waaronder ledenbladen, stukken over uw taken/activiteiten: folders, programma’s, rapporten, foto’s ( zie ook 2.1. Foto’s archiveren)

Wanneer vernietigt u?

Vaak zit er ballast in de bestanden. Maar let op: vernietig alleen wat geen enkel nut meer heeft, want eens vernietigd is het voorgoed verloren. Verwijder:

• ter kennisneming ontvangen documenten (bv. nieuwsbrieven van een andere organisatie)
• documenten over de organisatie van de vergaderingen (vb. vergaderverzoeken, praktische afspraken)
• dubbels, concepten, oude versies

Let op : bij financiële bewijsstukken (vb.: belastingaangifte) is de vernietigingstermijn te bepalen rekeninghoudend met wet- en regelgeving.

Documenten die als eerste in aanmerking komen voor vernietiging:

• rekeninguittreksels die ouder zijn dan 10 jaar,
• verzekeringspolissen die meer dan 10 jaar vervallen zijn,
• bewijsstukken bij jaarrekeningen die ouder zijn dan 10 jaar (de jaarrekeningen zelf moet u altijd bewaren).

Meer lezen?

• Selectielijst theaterarchieven:
• Selectielijst privaatrechterlijke archiefcentra: