Sinds het ontstaan van de digitale fotografie groeien onze fotocollecties aanzienlijk. Cruciaal om foto’s terug te vinden is een goed beheer.

Net als de andere digitale dossiers klasseert u digitale foto's in het digitale klassement. Als in de vereniging meerdere mensen in hetzelfde klassement werken, maak dan goede afspraken over het beheer van de foto’s.

Door enkele selectiecriteria toe te passen bewaart u het overzicht en onderhoudt u de fotocollectie:

Wat bewaart u?

• Unieke foto’s van evenementen/activiteiten/werking van de vereniging illustreren waarvan datum en omstandigheden gekend en beschreven zijn.
• Duidelijke foto’s: beperk het aantal foto’s van activiteiten tot 5 à 10 foto’s per activiteit.
• Foto's die interessant zijn voor de communicatie over uw vereniging.

Wat bewaart u niet?

• Onduidelijke foto's (foto’s die onscherp zijn of geen duidelijk beeld geven verwijdert u direct)
• Dubbels van foto's
• Bewaar geen tientallen foto’s van dezelfde scène, één volstaat
• Foto's van personen en details die niet beschreven zijn
• Close-ups van personen, tenzij het om bekende personen gaat tijdens een publiek evenement (omwille van het portretrecht zal je deze foto’s toch niet mogen gebruiken)
• Foto's zonder context (datering, onderwerp ...)
• Verzamelingen die u ter documentatie aanlegde maar die niet meer nuttig zijn

Hoe bewaart u foto's?

Benoem foto’s en mappen waarin u ze klasseert op een consequente en duidelijke wijze.

Plaats de foto’s in een logische en overzichtelijke structuur.

1. In het respectievelijke dossier
2. Gegroepeerd per reeks of reportage

Documenteer de context van de foto’s. Dit kan door deze informatie mee op te nemen in de bestandsnaam bv. 20151225_Deurne_kerstfeest

1. Waar zijn de foto’s genomen?
2. Wanneer zijn de foto’s genomen?
3. Voor wie en waarom zijn de foto’s genomen?
4. Wie is de fotograaf? (respecteren van auteursrechten, zie verder)
5. Wie of wat is afgebeeld? (respecteren van portretrechten, zie verder)

Aandachtspunten auteurs- en portretrechten

Auteursrechten : Heeft een fotograaf of eigenaar auteursrechten op de foto? Zo ja, vermeld dit dan expliciet. Andermans foto’s mag u niet zonder toestemming gebruiken.

Auteursrecht geldt tot 70 jaar na de dood van de fotograaf. Nadien behoort de foto tot het publieke domein en kan ze vrij gebruikt worden.

Portretrechten : Staan er op de foto’s duidelijk herkenbare personen? Zo ja, dan geldt er mogelijk portretrecht. In dat geval mogen de foto’s niet zonder toestemming van betrokkenen worden gepubliceerd. Uitzonderingen zijn er wel voor publieke evenementen in zoverre het geen close-ups betreft tenzij dan van bekende personen. Hou hier rekening mee en vermeld dit zodat bv. andere leden van de vereniging hier ook van op de hoogte zijn.

Meer lezen?