Ciara Reid werkt als consulent externe relaties bij Bestuurszaken. Van 10 tot 18 december ging ze mee op buitenlandse missie naar Seoul en Shanghai. We vroegen haar hoe ze de missie en de voorbereidingen aanpakte en ervoer.
Je startte in april 2016 als projectleider internationale missies bij de stad. Had je toen al relevante ervaring voor de job? Ciara: “Ik heb sinologie gestudeerd en heb een masterdiploma in management behaald. Daarna werkte ik voor een Waals bedrijf dat sportevenementen organiseert. Mijn werkgever vroeg me of ik als expat naar Hong Kong wilde gaan. Ik zag die uitdaging wel zitten en werkte en woonde er uiteindelijk drie jaar. Door mijn studies en die ervaring spreek ik vlot Engels, Frans en Chinees.”
Wat houdt je job precies in? Ciara: “Ik werk voor Bestuurszaken, Externe Relaties. Samen met één andere collega organiseer ik buitenlandse werkbezoeken en missies. Mijn collega focust voornamelijk op werkbezoeken. Daarbij gaat er maar één of enkele personen naar het buitenland, met een beperkt programma. Ik organiseer de buitenlandse missies. Die vinden maar een keer per jaar plaats. Bij zo’n missie reist er een grotere delegatie mee – met collega’s uit alle beleidsdomeinen, politici en externen – wat de organisatie erg complex maakt. Tijdens de vorige missie naar Seoul en Shanghai bestond het reisgezelschap uit zo’n 100 afgevaardigden.”
Hoe bereid je je voor op een missie? Hoe lang op voorhand begon je eraan? Ciara: “Toen ik in april 2016 aan de slag ging bij de stad, begon ik meteen aan de planning van de missie naar China en Zuid-Korea. Om het overzicht te bewaren, maakte ik een retroplanning en deelde ik het voorbereidende werk op in verschillende thema’s.”
Was er ook tijd voor ontspanning of culturele bezoeken? Ciara: “Ik was hiervoor al drie keer naar Zuid-Korea geweest, dus ik was al vertrouwd met de cultuur. Tijdens de missie had ik het ook te druk om er steden te bezichtigen of mensen beter te leren kennen. Mijn werkdagen begonnen rond 7 uur en eindigden ’s avonds laat. En dan moest ik nog alle mails van de dag beantwoorden, de briefing voor de volgende ochtend maken, relatiegeschenken klaarleggen enzovoort.”
Wat heb je geleerd voor een volgende missie? Ciara: “Ik behield steeds het overzicht en niets liep in het honderd, maar ik heb wel alles van mezelf gegeven. Meer ondersteuning ter plaatse is wellicht beter voor alle partijen. Voor mezelf, maar ook voor het reisgezelschap.”
Wat was voor jou het hoogtepunt van de reis? Ciara: “Het einde van de reis. De missie verliep vlot en was een groot succes. Zowel de kabinetten en bedrijven van de stad als de externe deelnemers lieten me weten dat het een positieve ervaring was. Die waardering geeft mij echt voldoening. Bovendien viel alle stress van me af. Op de heenvlucht deed ik geen oog dicht, maar op de terugweg sliep ik als een roosje. Ik heb daarna nog enkele dagen moeten ‘afkicken’ en praatte zelfs in mijn slaap nog over de missie. (lacht)”
En nu? Staat er een nieuw project op stapel? Ciara: “Ik ben bezig met de organisatie van een volgend buitenlands bezoek: de World Cities Summit Mayors Forum in Suzhou, in het oosten van China. Je ziet het, we zitten niet stil bij Externe Relaties!”