Nadat u een geschikt terrein hebt gevonden, ligt er nog heel wat organisatiewerk te wachten voor u echt kan gaan samentuinieren. In een samentuin wordt er samen gewerkt. Wie zal er allemaal mee tuinieren? Hoe organiseert u dat? Wat gebeurt er allemaal in een samentuin?

Zorg dat de tuinwerking laagdrempelig en toegankelijk is

Mensen die tuinier willen worden, moet u niet naar hun rijksregisternummer vragen. Evenmin laat u hen een ingewikkeld contract tekenen, of vraagt u een hoog lidgeld. Als u al lidgeld vraagt, maak dan duidelijk waarvoor dat dient.

Vraag hen naar hun talenten, en of ze die willen inzetten in de tuin. Maak vooral duidelijk dat niets moét, dat ze zelf hun mate van inzet kunnen bepalen. Al die dingen houden uw tuinwerking laagdrempelig en toegankelijk.

Zijn er vaste openingsuren in de samentuin? Indien er tijdens die uren ook nog eens permanentie is voorzien, zorgt u voor nog meer laagdrempeligheid en toegankelijkheid.

Peilen van de verwachtingen

Het is noodzakelijk om de verwachtingen, plannen en wensen van de verschillende tuiniers in kaart te brengen.

Overleg en afspraken

Wanneer u samen wilt tuinieren, dienen een heleboel zaken afgesproken. Dat doet u  best in enkele gezamenlijke overlegmomenten, waarop zoveel mogelijk tuiniers aanwezig zijn.  De praktijk leert dat tuiniers soms afwachten welke taken ze toebedeeld krijgen. Bekijk daarom samen welke taken zich aandienen en wie ze wil uitvoeren. Maak meteen ook duidelijk tegen wanneer een taak afgerond moet zijn. Dat doet u best met alle tuiniers samen. Dat gaat vlotter verdeeld in een kleine groepjes, in een grotere groep moet u misschien samen een ‘taakbewaker’ aanstellen.

Volgende onderwerpen moeten besproken worden:

• Bij de opstart:
  • Worden de groenten gezamenlijk gekweekt of krijgt iedereen zijn eigen perceeltje, bak of zak; of combineert u beiden? Wanneer tuiniers een eigen stukje bewerken in een samentuin, zijn gezamenlijke werkmomenten minder nodig. Toch blijven die belangrijk: het zijn namelijk dé momenten om bijvoorbeeld een werkverdeling in de vakantieperiode af te spreken, om afspraken te maken over het beheer van de gemeenschappelijke delen, of te overleggen wat te doen met verwaarloosde perceeltjes.
  • Hoe vaak en op welke momenten van de week tuinieren we samen?
  • Hoe onderhouden we de gemeenschappelijke delen?
  • Hoe verdelen we de oogst eerlijk?
  • Wat zijn de afspraken over het eigen perceel? Hoe dragen we zorg voor elkaars percelen tijdens afwezigheden?
  • Wat zijn de gevolgen als iemand de afspraken niet nakomt of zijn perceel verwaarloost?
  • Willen we nog andere activiteiten organiseren?
  • Vraag bij de start een aan. Dit geeft ook mensen die nog niets van tuinieren afweten een kans om mee te doen.
• Ander voorbereidend denkwerk: Hoe worden beslissingen genomen over de tuinwerking? Hoe kan een tuinier suggesties inbrengen? Hoe frequent is er overleg en met wie, de kerngroep of alle leden? En wie beslist er? Hoe communiceren jullie die beslissingen. Nogmaals: zorg ervoor dat elke tuinier het gevoel heeft dat hij of zij een eigen inbreng heeft!
• Wanneer de tuin actief is:
  • Kan iedereen zich terugvinden in de gemaakte afspraken?
  • Vindt iedereen zich goed en voldoende geïnformeerd?
  • Hoe verloopt de verdeling van de taken, van de oogst?
  • Hoe verlopen de geplande activiteiten?
  • Wat doen we met ziektes of plagen in de tuin? Waar kunnen we ons daarover voldoende informeren?
  • Het gebeurt dat tuiniers na verloop van tijd afhaken. Tijdens deoverlegmomenten kunt u peilen naar de reden daarvoor, en kunt u de tuinier in kwestie misschien overhalen te blijven meewerken. Wil die toch echt afhaken, dan kunt u  meteen afspreken op welke termijn het betreffende perceeltje opnieuw ter beschikking komt.
• Al deze afspraken kunt u  bundelen in een logboek of op een krijtbord in de tuin zelf of via mail, facebook, een online kalender of dagboek. Laat ook hier uw creativiteit spelen, en zorg dat iedereen op de hoogte kan blijven.

Openingsuren en permanentie

Permanentie zorgt ook voor overzicht in de uit te voeren taken. Er is dan meer sociaal contact en de gezamenlijke oogst kan eerlijk verdeeld worden. Iemand kan dan nieuwe geïnteresseerden persoonlijk ontvangen en hen de tuinwerking voorstellen. Meld aan de ingang van de tuin wanneer er permanentie is. In sommige Samentuinen werken tuiniers individueel op zelf gekozen tijdstippen. Ze kunnen in de tuin met een sleutel of een cijfercode en verklaarden zich akkoord met de afspraken in de tuin. Voordeel is dat ieder kan komen tuinieren wanneer hij wil, maar het sociale contact vermindert.

Verdeling van de oogst

• Stel een oogstkalender op: welke groente mag wanneer geoogst worden.
• Plant bij de groenten die mogen geoogst worden een opvallend vlaggetje.
• Samentuinen zijn geen productietuinen: spreek daarom duidelijk met alle tuiniers af dat ze enkel meenemen wat ze zelf opeten.

Vaak gebeurt het dat tuiniers uit beleefdheid groenten niet oogsten, bijvoorbeeld omdat het de lievelingsgroente van een collega-tuinier is of omdat iemand er bijzonder veel moeite voor heeft gedaan. Dat gaat echter voorbij aan de essentie van een samentuin: de oogst is gemeenschappelijk, en we willen vermijden dat groenten slecht worden in de tuin.

Tuinactiviteiten

• Kinderen Komen er veel kinderen mee tuinieren? Laat ze in bomen klimmen, water geven, een kruiwagenrace houden, een wigwam maken, knutselen met recyclagemateriaal. Laat ze helpen wanneer ze dat willen. Een berg zandzorgt al voor heel wat spelplezier.. Allemaal proefondervindelijk bewezen!
• Volwassenen Met volwassenen, zowel tuiniers als fans van de tuin, zijn er tal van mogelijkheden. Wintersnoei met soep, Halloweenfeest voor de kinderen, bezoekjes aan andere tuinen, koken met groenten uit de tuin, zoektocht naar paaseieren voor de buurtkinderen, nieuwjaarsdrink, filmprojectie in de tuin.

Het is duidelijk: gebruik uw creativiteit en zorg er tegelijkertijd voor dat u niet over-organiseert! Hou het simpel.

Houd tijdens de wintermaanden de aandacht en inzet van de tuiniers levendig door de tuinvisie te bespreken en tuinactiviteiten te plannen voor het komend seizoen, zoals samen koken, kruidenwandelingen, opleidingen. Evalueer de werking van het voorbije seizoen, herbekijk taakverdelingen, maak een keuze van planten en zaden. U kan ook bezoeken aan andere tuinen plannen en voorbereiden.