We bevinden ons in de kantine van Tennisclub Borgerweert en praten nog even na met Kristof Brijs en Cindy Van Steelandt. Zij nemen deel aan het opleidingstraject 'Vrijwilligersvriendelijke Sportclub' van Dynamo en organiseerden net een ‘flexivol-receptie’.

Wat is een flexivol-receptie?

Cindy: Het is een avond voor je vrijwilligers waarbij je zorgt voor ontspanning, ontmoeting en bevraging van je vrijwilligerswerking. Een club is aantrekkelijk als ze is voor de vrijwilliger. Elke letter staat voor een thema: Flexibiliteit, Legitimiteit, Eenvoudig toegankelijk, eXperimenteren, Stimuleren (Incentives), Variëteit, Organisatie en Lachen. Je laat je vrijwilligers je vrijwilligerswerking op elk van deze thema's beoordelen. De sportclubadviseurs van de stad hebben dit begeleid omdat het een moment is waarop elke mening telt. Een neutrale moderator kan beter begeleiden als er een discussie ontstaat.

Kristof: Je krijgt als club een duidelijk beeld van hoe de vrijwilligers naar je organisatie kijken. De vrijwilligers zetten zich aan tafeltjes per vier en bespreken de zwaktes en sterktes van elke flexivol-letter. Nadien geven ze per letter een score op 10. Zo weet je waarop je moet inzetten om vrijwilligers aan te trekken. Zo kregen wij een lage score op 'Eenvoudig toegankelijk' omdat het voor nieuwe vrijwilligers blijkbaar niet evident is bij wie ze terechtkunnen en waar ze informatie kunnen vinden.

Wat doen jullie nu met die input van jullie vrijwilligers?

Cindy: We brengen de sterktes en zwaktes van onze vrijwilligerswerking objectief in kaart. Binnenkort contacteren we de deelnemers om samen de zwaktes aan te pakken en de sterktes meer zichtbaar te maken. Ook de vrijwilligers die er niet bij konden zijn, laten we weten wat er zal gebeuren. Zo ziet iedereen dat we écht werken aan het vrijwilligersbeleid. Door iedereen te bevragen, ontstaat er ook een sterk “wij”-gevoel binnen de sportclub. Dit verhoogt de betrokkenheid en door acties eraan te koppelen, maken we duidelijk dat de mening van vrijwilligers telt en we hier op willen inzetten. De sportclubadviseurs hebben een praktisch rapport met adviezen opgesteld waarmee we aan de slag kunnen. We beseffen dat het belangrijk is om dit verder op te volgen en de vrijwilligers te blijven betrekken bij de verdere uitbouw van het vrijwilligersbeleid.

Waarom volgen jullie een opleidingstraject rond vrijwilligers?

Cindy:Tijdens de dag van de sportclubbestuurder kwam dit opleidingstraject aan bod en wist de lesgever me te enthousiasmeren. Onze club kan niet zonder de inzet van vele mensen voor en achter de schermen. Zij zijn echt belangrijk voor de dagelijkse werking en ondersteunen de vrijwillige bestuursleden. We willen daarom aandacht geven aan de tijd en prioriteit die onze vrijwilligers aan de tennisclub geven en hen meer appreciëren. Met de bedoeling dit op lange termijn structureel meer uit te bouwen.

Kristof: We krijgen alles in orde maar het is vaak een georganiseerde chaos. Alles zit in de hoofden van enkele mensen. Als er iemand wegvalt, hebben we een probleem. Wat structuur zou rust brengen.

Heb je nog tips voor andere clubs?

Cindy: Breng je vrijwilligers in kaart. Je staat versteld van het resultaat en het maakt je bewust van hoeveel mensen iets voor de club betekenen. Hoe klein of hoe groot de inzet ook, elke vorm van vrijwilligerswerk is belangrijk voor de werking.

Wat vinden uw vrijwilligers van uw vrijwilligerswerking? Organiseer een flexivol-receptie en kom erachter! Contacteer en vraag ondersteuning of advies van een sportclubadviseur. Uitgebreide info over de flexivol-receptie leest u