Iedere stadsmedewerker moet zich altijd aan bepaalde regels houden voor (online en offline) communicatie. In een verkiezingsjaar zoals 2018, gelden er een aantal extra richtlijnen.

Het is belangrijk dat je als stadsmedewerker op de hoogte bent van de regels die altijd gelden rond communicatie, en de extra regels die in een verkiezingsjaar gelden. Neem daarom deze informatie grondig door, en wijs ook je collega’s op onderstaande richtlijnen. We bezorgen de informatie ook per mail aan alle medewerkers.

Regels die altijd gelden

Er zijn bepaalde regels rond communicatie die we als stadsmedewerkers altijd moeten volgen, of het nu een verkiezingsjaar is of niet. Die vind je hier.

1. Communicatie

We communiceren enkel over beslist beleid of beleid-in-ontwikkeling.

Wat is beslist beleid?

Communicatie over beslist beleid kan gaan over de bestuurlijke organisatie, beslissingen, regelgeving, dienstverlening of de rechten van de burger. Die zaken worden systematisch,  neutraal, objectief, tijdig en toegankelijk gecommuniceerd.

Wat is beleid-in-ontwikkeling?

Met communicatie over beleid-in-ontwikkeling stimuleren we de publieke discussie. Zo willen we de participatie van burgers bevorderen.  Van die communicatie is de afzender altijd duidelijk het bestuur. Ze is  niet wervend, beperkt zich tot de weergave van de feiten en is zakelijk van toon.

Principes

De stad moet de burger neutraal en objectief informeren via de stedelijke communicatiekanalen. De informatie:

• moet een duidelijke afzender hebben (het bestuur);
• mag nooit politiek gekleurd zijn;
• mag op geen enkele manier partijdig zijn;
• mag geen verwezenlijkingen van de afgelopen of lopende bestuursperiode bevatten;
• mag geen afbeeldingen, audio-opnames of beeldmateriaal van politieke mandatarissen bevatten;
• bevat zo weinig mogelijk quotes, namen en functies van politieke mandatarissen ;
• bevat zo weinig mogelijk product- en merknamen en logo’s van commerciële entiteiten.

(*) Kadert de vermelding in de functie van de politieke mandataris? Dan mag het wel. Bijvoorbeeld: de schepen voor openbare werken kan wel een huis-aan-huisbrief ondertekenen naar aanleiding van werken op het openbare terrein.

Afwijkingen

Er zijn een aantal afwijkingen op bovenstaande principes mogelijk. Volgende zaken zijn wél toegestaan, ook tijdens een verkiezingsjaar:

• De vermelding van de naam en functie van politieke mandatarissen. Hen aan het woord laten in persberichten die uitgaan van de administratie mag ook.
• De voorstelling van een nieuw (lid van het) college van burgemeester en schepenen. Daarbij mogen de naam, functie en afbeelding vermeld worden in A-blad.
• Een jaarlijkse systematische terugblik door de districtscolleges op de verwezenlijkingen in het afgelopen jaar in A-blad.
• De vermelding van de naam, functie en afbeelding van het college van burgemeester en schepenen en de districtscolleges op .

2. Online conversatie

Er zijn heel wat digitale communicatieplatformen. De bekendste voorbeeld zijn de sociale media, maar er zijn ook digitale fora, nieuwssites en de eigen website . Dat je een online netwerk uitbouwt en deelneemt aan online conversaties is op zich zeker positief. Maar als medewerker van de stad vraag je je misschien af wat je wel of niet mag schrijven op die digitale platformen. Daarom geven we een aantal spelregels en aandachtspunten mee.

Algemene gedragscode

De regels voor online conversaties zijn niet anders dan voor andere communicatiekanalen. Het is belangrijk dat je als medewerker ook online de en de naleeft. Dat geldt zowel op persoonlijke kanalen als in reacties op kanalen van anderen.

Loyaliteit

Je bent het vast niet altijd eens met het beleid, maar toch ben je loyaal aan de stad, het bestuur, je bedrijfseenheid, je departement en je team. Je spreekt daar positief over en verdedigt de beslissingen van je leidinggevende(n). Maar je bent ook actief en kritisch in de fase van de beleidsvoorbereiding, voorafgaand aan de beslissingen die je moet nemen.

Vrijheid van meningsuiting

Natuurlijk heb je als burger het volledige recht op vrije meningsuiting. Je mag je net als iedereen kritisch uitlaten over openbare zaken. Er zijn wel enkele grenzen:

• Het moet voor de toehoorder(s) duidelijk zijn of je als privépersoon of ambtenaar spreekt.
• Je mag niet negatief over de stad spreken zonder dat je de kwestie eerst binnen de eigen organisatie hebt proberen te verbeteren.
• Je mag het imago van de stad niet ernstig schaden.

Omgaan met vertrouwelijke informatie

Als je omgaat met vertrouwelijke informatie of voorkennis hebt van beslissingen en plannen die de waarde van roerende of onroerende goederen kunnen beïnvloeden, hou je die strikt geheim.

Collegialiteit

Je steunt je leidinggevende en collega’s in de uitvoering van hun taken en beslissingen, springt in waar nodig en komt afspraken na. We geven elkaar opbouwende opmerkingen over de manier van werken en zorgen zo voor een goede werksfeer.

Concrete aandachtspunten

Het belangrijkste is dat je op basis van de principes van bovenstaande gedragscode zelf  afweegt wat kan en wat niet kan. Omdat elk geval uniek is, wil de stad Antwerpen toch een paar concrete aandachtspunten meegeven.

• Gebruik je gezond verstand. Als je twijfelt of het wel een goed idee is, is het mogelijk geen goed idee.
• Kritiek mag, als het op een verdraagzame en respectvolle manier gebeurt, en als het duidelijk is dat je als inwoner en niet als ambtenaar spreekt.
• Wees je bewust van de openbaarheid van het internet. Wat je publiceert op het web is wereldwijd en kan (meestal) door iedereen gelezen of gekopieerd worden.
• Als iemand online een vraag stelt aan de stad, antwoord dan niet vanuit je persoonlijk profiel. Het Stedelijk Contactcenter werkt samen met heel wat collega’s om snel en duidelijk te antwoorden.
• Vergeet niet: alles blijft vindbaar op het internet. Zet niets online dat je niet herhaald wil zien op nationale tv.
• Communiceer geen vertrouwelijke informatie, ook niet via je privékanalen of -profielen.
• Voel je niet verplicht om op je persoonlijke kanalen vriendschapsverzoeken van collega’s of mensen uit je professionele netwerk te aanvaarden.
• Geef geen kwetsende opmerkingen over collega’s via digitale platformen.
• Wees je bewust van de privacy-instellingen van je online profielen.
• Als je je persoonlijke profiel(en) gebruikt voor professionele doeleinden, maak dan duidelijk dat je voor de stad Antwerpen werkt. Let op voor belangenvermenging. Als je antwoordt op een vraag, zorg er altijd voor dat je bij de feiten blijft. Wees altijd eerlijk, beleefd, positief en neem negatieve commentaar niet persoonlijk.
• Elk geval is uniek en soms zal de gedragscode geen uitsluitsel bieden. Als je twijfelt, vraag dan de mening van je leidinggevende. Als er dan nog onduidelijkheid is, kan je advies vragen aan de medewerkers van het .

(*)Tip: Reageer als persoon niet vanuit je stadsmailadres. Reageer je op een artikel op de website www.antwerpen.be? Vul dan een gebruikersnaam in op je account. Anders verschijnt je stadsmailadres als afzender van je reactie. Voor lezers kan dat verwarrend zijn. Het lijkt alsof je als medewerker van de stad spreekt.

Extra regels tijdens het verkiezingsjaar

Op 14 oktober 2018 vinden er verkiezingen plaats voor de gemeenteraad, provincieraad, districtsraden en raad voor maatschappelijk welzijn. Voor alle stadsmedewerkers gelden er bepaalde beperkingen tijdens een verkiezingsjaar. De regelgeving bepaalt dat iedere gemeente die regels moet volgen.

Er zijn 2 periodes om rekening mee te houden:

1. voorzichtigheidsperiode : van 1 januari 2018 tot de installatie van de nieuwe raden
2. sperperiode : van 1 juli tot en met 14 oktober 2018

(*) De nieuwe gemeente-, provincie-, districtsraden en raad voor maatschappelijk welzijn worden geïnstalleerd op een van de 5 eerste werkdagen van 2019, en ten laatste op 8 januari 2019.

Binnen die 2 periodes zijn er enkele regels van toepassing, op 3 specifieke gebieden :

1. beslissingen
2. communicatie
3. verkiezingspropaganda

De regels voor communicatie en het nemen van beslissingen gelden voor de hele voorzichtigheidsperiode. De regels voor verkiezingspropaganda gelden tijdens de sperperiode.

1. Beslissingen

Deze richtlijnen gelden tijdens de volledige voorzichtigheidsperiode.

In 2018 moet je rekening houden met een aantal beperkingen bij het nemen van (belangrijke) beslissingen. Dat geldt zeker voor politiek gevoelige dossiers die een grote impact kunnen hebben. Je mag geen beslissingen nemen die voor een nodeloze verstoring kunnen zorgen van

• het toekomstige beleid
• de toekomstige financiën.

Gebruik deze 3 criteria als je een (belangrijke) beslissing moet nemen:

a) Wat gaat eraan vooraf? Is je beslissing de laatste stap in een proces, en is er eventueel al een principebeslissing genomen? Dan zijn de risico's beperkt. Is het iets volledig nieuws, bijvoorbeeld iets wat je nu voor de eerste keer wil organiseren? Dan moet je voorzichtiger zijn bij het nemen van de beslissing en het eventueel voorleggen aan je leidinggevende of bedrijfsdirecteur.

b) Is de beslissing nodig? Is het bijvoorbeeld een gevolg van eerder gemaakte afspraken met externe partijen? Of komt de stedelijke werking zonder de beslissing in de problemen? Dan is er weinig risico en kan je de beslissing zelf nemen.

c) Volgt de beslissing de normale procedures? Worden de normale procedures gevolgd en zijn er geen duidelijke afwijkingen? Dan is er weinig risico en kan je de beslissing zelf nemen.

2. Communicatie

Deze richtlijnen gelden tijdens de volledige voorzichtigheidsperiode.

Zoals altijd – ook wanneer er geen verkiezingen zijn – moet de stad de burger op een neutrale en objectieve manier informeren via de stedelijke communicatiekanalen. Tijdens verkiezingsjaren volgen we nog een aantal extra deontologische regels.

3. Verkiezingspropaganda

Deze richtlijnen gelden tijdens de sperperiode.

Onder 'verkiezingspropaganda' vallen alle boodschappen die bedoeld zijn om het resultaat van een politieke partij, lijst of kandidaten gunstig te beïnvloeden. Tijdens de sperperiode gelden er een aantal beperkingen op dat vlak. Binnen je functie van stadsmedewerker mag je geen verkiezingspropaganda maken, of daaraan meewerken.

Een overzicht van het verkiezingsjaar

Meer info

Deze tekst is een samenvatting van drie verschillende dienstnota’s:

Heb je de teksten grondig gelezen maar heb je toch nog vragen bij de toepassing van de richtlijnen? Vraag dan advies aan (OS Persdienst) of (BZ Juridische Dienst).