Zitten er voor jou te weinig uren in de dag en zie je door de bomen het bos niet meer?
Zanna bij staffing specialist Walters People organiseerde recent een webinar over time management waarin we tips gaven om productiever te werken, prioriteiten te stellen en je tijd op een betere manier in te delen. In dit artikel beantwoorden we graag de vragen die tijdens de webinar door deelnemers gesteld werden.
Collega's komen vaak binnen met vragen. Ik geef regelmatig aan dat ik het druk heb en vraag of zij hun vraag op de mail willen zetten. Nadeel daarvan is een volle mailbox. Wat is slim?
Zanna: "Wanneer dit gebeurt, vraag ik mijn collega's of ze over een uur terug willen komen met hun vraag. Of ik vraag hen om me over een uur te bellen. Maar niet of ze de vraag willen mailen.
Negen van de tien keer verdwijnt de vraag hierdoor. De kans is groot dat de vraag een uur later al is opgelost, of dat het toch niet zo dringend of belangrijk was. Zo niet, dan is het hun taak om bij jou terug te komen, niet die van jou. Zo blijft je inbox leeg én filter je op belangrijke en dringende zaken."
Hoe zorg je dat je niet onbeleefd overkomt wanneer je nee zegt?
"Dit zit 'm in de manier waarop je nee zegt. Hoe je iets zegt, is soms belangrijker dan wát je zegt. Zorg dus dat je subtiel bent in je afwijzing. Ik heb gemerkt dat het goed werkt om je nee in een vragende vorm te communiceren.
In plaats van direct nee te zeggen, maak je een voorstel: 'Ik werk momenteel aan een belangrijk project, hoe zou je het vinden als iemand anders dit oppakt?' Die vragende vorm zorgt ervoor dat iemand erover gaat nadenken. Zo kom je minder direct of afwijzend over."
Hoe communiceer je met collega's die slecht bereikbaar zijn?
"Zorg dat je, wanneer je met iemand samenwerkt, contactmomenten afspreekt waarop je informatie uitwisselt. Zo voorkom je dat een collega niet te bereiken is op een moment dat jij iets nodig hebt.
Als je een mail naar iemand stuurt en daarna gaat wachten tot diegene bij je terugkomt, zal dat in veel gevallen niet gebeuren. Door vooraf ingeplande contactmomenten voorkom je dat je iemand niet te pakken krijgt op een cruciaal moment. Natuurlijk is het ook belangrijk om deadlines in je communicatie te noemen."
Stel: je bent ergens nieuw en je krijgt de vraag hoe lang je ergens mee bezig zal zijn. Hoe beantwoord je deze vraag?
"Als je nieuw bent, weet je veel dingen nog niet zo goed. De vraag beantwoord je in dit geval door een wedervraag te stellen: 'Hoe lang is iemand hier normaalgesproken mee bezig?' Neem vervolgens een moment om voor jezelf in te schatten hoe lang je ermee bezig gaat zijn en wanneer je dit in kunt plannen."
Hoe voorkom je dat je een leidinggevende moet teleurstellen omdat je een deadline niet gaat halen?
"Ook dit komt neer op goed plannen en duidelijk communiceren. Begin met de planning: kijk van tevoren of die realistisch is en geef het eerlijk aan als dat niet zo is. Kom dan wel met een nieuw voorstel: Het lukt mij niet dit vandaag af te krijgen, is het een idee dat iemand mij erbij helpt?'
Daar word ik als manager alleen maar blij van. Zo weet je waar je aan toe bent. Ook hier geldt: neem de tijd om te kijken of en wanneer je de opdracht in je schema kunt passen. Koppel daarna terug aan je leidinggevende, eventueel met een nieuw voorstel. Dit is altijd beter dan kort voor de deadline aangeven dat het niet gaat lukken."
Ik merk dat ik de neiging heb om in oude, niet efficiënte patronen te vallen. Hoe voorkom ik dit?
"Het is niet erg om terug in oud gedrag te schieten. Ook ik merk regelmatig dat ik terugval in oude patronen. Bewustwording is de sleutel: leer jezelf te betrappen op oude gewoonten.
'Hé, ik zit op mijn telefoon terwijl ik die mail aan het typen was'. Zodra je je hiervan bewust wordt, kun je een keuze maken: blijven hangen in de slechte gewoonte, of verder gaan met waar je mee bezig was? Verwacht ook geen perfectie van jezelf, je bent geen robot."
Ik ben zoveel bezig met ad hoc zaken, dat ik niet aan mijn 'to-do' lijst toe kom. Hoe voorkom ik dit?
"Ad hoc zaken zijn vaak dingen die we óf eerder hadden kunnen doen óf het zijn niet urgente en niet belangrijke dingen. Ik deed dit vroeger ook: een to-do lijst afwerken van boven naar beneden, maar dit werkt niet. In mijn webinar had ik het over een bak met keien en grind.
De keien zijn de grote, belangrijke en urgente zaken die écht gedaan moeten worden. Het grind zijn de ad hoc zaken, de rompslomp. Als je niet oplet, ben je al snel alleen bezig met het grind. Het is dus belangrijk om een stap terug te nemen en voor jezelf op een rij te zetten welke dingen belangrijk zijn om te doen.
Dit zijn die keien, de zaken die prioriteit hebben. Zorg dat je deze zaken inplant. Zo kom je er écht aan toe. De ad hoc zaken, het grind, kan je dan tussendoor doen."
Hoe voorkom je dat een slechte planning van een leidinggevende leidt tot extra werk voor jou?
"Dit komt weer neer op goed plannen en duidelijk communiceren. Kijk of je tijd hebt in je dagplanning om je leidinggevende te helpen en wees eerlijk als dit niet zo is. Het is oké om nee te zeggen als je geen tijd hebt.
Ook hier kun je je nee subtiel verpakken in een vraag: 'Ik heb hier vandaag geen tijd voor in mijn planning. Hou zou je het vinden als ik dit morgen oppak?' Onthoud: een slechte planning van je leidinggevende is niet jouw probleem. Natuurlijk moet je af en toe dingen slikken, maar zo nu en dan kun je ook tegen je leidinggevende nee zeggen."
Ik moet vaak mijn planning omgooien omdat er urgente taken bijkomen. Hoe voorkom ik dit?
"Zorg dat je in je planning rekening houdt met ad hoc zaken, zodat je de ruimte hebt om te schuiven. Plan bijvoorbeeld elke dag een uur in om urgente dingen op te pakken.
Belangrijk is wel dat je na afloop evalueert: was dit inderdaad urgent en belangrijk, of was het uitgesteld en had ik het eerder kunnen doen? Dit helpt je om bewust te worden van je patronen en het de volgende keer anders te doen. Stel je krijgt een telefoontje terwijl je werkt aan een belangrijk project.
Vraag jezelf dan af: is het urgent of belangrijk om dit nu te doen, of kan ik diegene ook later terugbellen? Vaak zijn dingen wel belangrijk, maar niet urgent, en kun je ze dus inplannen voor later."