Strobbo, de specialist in online personeelsplanning, slaat de handen in elkaar met het vaccinatiecentrum in Mol voor de werkplanning van de meer dan 1.000 medische medewerkers en de niet-medische vrijwilligers die er binnenkort aan de slag gaan.
Via het online systeem van Strobbo worden ze makkelijk en in geen tijd ingepland, zodat de vaccinaties vlot en zonder wachttijden kunnen verlopen.
Van zodra er voldoende vaccins voor handen zijn, gaat de vaccinatie van de inwoners van eerstelijnszone Baldemore (Balen, Dessel, Mol en Retie) van start. In het vaccinatiecentrum in het centrum van Mol, zullen meer dan 1.000 medische medewerkers en de niet-medische vrijwilligers ingezet worden om alles in goede banen te leiden.
Dit vraagt een enorme organisatie maar ook het inplannen van deze mensen op zich is al een titanenwerk. Reden te meer voor de eerstelijnszone Baldemore om hiervoor een beroep te doen op de online werkplanningspecialist Strobbo.
Nick Geys, zaakvoerder van Strobbo: "De afgelopen jaren hebben we een sterke expertise opgebouwd in het beheer van de sterk wisselende planningen voor flexibel personeel in voornamelijk de horeca-, retail- en evenementensector. Deze expertise kunnen we nu ook perfect inzetten in de strijd tegen het coronavirus."
Via de online tool van Strobbo geven de medische medewerkers en de niet-medische vrijwilligers zelf door hoeveel en op welke dagen en uren ze beschikbaar zijn.
Daarnaast kunnen ze ook aangeven voor welke functies ze ingezet willen worden. Met één druk op een knop kan strobbo een werkplanning op maat voor het vaccinatiecentrum genereren.
Daarna kan de planner nog aanpassingen doen alvorens de werktijden te communiceren naar de medische medewerkers en de niet-medische vrijwilligers.
Via een eigen tijdregistratiesysteem zal Strobbo bijhouden welke medische medewerkers en de niet-medische vrijwilligers effectief aanwezig waren. Deze informatie is op afroep beschikbaar.
Extra uitdagingen
Hoewel planningen van zo'n grote schaal niet nieuw zijn voor Strobbo, zijn er in dit geval enkele extra uitdagingen. Zo is het omwille van de medische veiligheid uiterst belangrijk dat de vaccinaties op een vlotte manier gebeuren zodat de wachttijden beperkt blijven.
Daarom moet het planningsysteem ook onvoorziene problemen snel kunnen oplossen, zoals helpers die ziek zijn of niet komen opdagen.
Maar daarnaast speelt ook de beschikbaarheid van het aantal vaccins een belangrijke rol. Hoeveel personen er per shift nodig zijn, hangt volledig daarvan af. Daarom kan de werkplanning nog op ieder moment wijzigen. Ook op deze problemen biedt het planningsysteem van Strobbo een antwoord.