Uit de kwartaalrapportage van de betaaltermijnen blijkt dat de overheid haar facturen gemiddeld 21 dagen na de scandatum betaalde. Dat ligt in de lijn van de vorige rapportage.
De rapportage is een initiatief van staatssecretaris De Bleeker, die daarmee transparantie wil bieden en diensten wil aanzetten om hun leveranciers sneller te betalen. Ook blijkt uit de rapportage dat de papieren factuur haar status als dé factureringswijze verloren is.
In juni was nog maar 37% van de facturen op papier. Volgens De Bleeker het teken dat de diensten moeten doorzetten en papieren facturen moeten afbouwen en afschaffen. Dat spaart namelijk tijd, geld en arbeid uit voor overheid en ondernemer.
Voor veel leveranciers is het soms lang wachten op de betaling van hun facturen. Dat is niet alleen zeer onaangenaam voor die ondernemers maar zorgt ook soms voor financiële stress.
De ondernemer die wacht op de betaling van zijn factuur, heeft immers ook soms facturen te betalen maar mist de middelen de openstaande facturen. Zo ontstaat er een waterval van problemen.
Staatssecretaris voor Begroting Eva De Bleeker vindt dat de overheid een voorbeeld moet geven en haar leveranciers tijdig moet betalen. Daarom heeft ze een monitor ingevoerd dat de betalingstermijnen in kaart brengt. De FOD BOSA rapporteert, op haar vraag, om de drie maanden over de gemiddelde termijnen waarbinnen de federale administraties hun leveranciers vergoeden.
Het is enerzijds een kwestie van transparantie, een rode draad in De Bleekers beleid, maar anderzijds ook een stevige aansporing. De monitoring moet er, samen met het maximaliseren van digitale facturatie, op termijn voor zorgen dat de betalingstermijnen van de overheid korter worden.
Deze week publiceerde de FOD BOSA haar nieuwe rapportage (https://bosa.belgium.be/nl/publications/betaaltermijnen-1e-twee-kwartalen-2022). Daaruit blijkt dat de gemiddelde betalingstermijn na scandatum gemiddeld 21 dagen bedraagt. De betalingstermijn ten opzichte van de factuurdatum bedraagt gemiddeld 47 dagen.
De factuurdatum wordt echter ingegeven door de leverancier en is niet noodzakelijk de datum van de effectieve verzending van de factuur. Een factuur kan opgemaakt worden en kan nog even blijven liggen of hangen voor ze verstuurd wordt en aankomt bij de overheid. Dit probleem stelt zich minder of bijna niet bij de digitale facturen. Om die reden gebeurt de vergelijking tussen de verschillende kwartalen voornamelijk op basis van de scandatum.
Vergeleken met de vorige betaaltermijnmonitor van april dit jaar blijft het cijfer gelijk. Ook dan betaalde de overheid gemiddeld 21 dagen na de scandatum. Ook de maandelijkse gemiddelden hangen rond dat aantal dagen. Dat is op zich geen slecht resultaat.
Meer dan de helft van de facturen wordt binnen de 15 dagen na scandatum betaald. Zo'n 83% van de facturen worden binnen de dertig dagen betaald, 95% binnen de zestig dagen. Slechts 5% van de facturen wordt na 60 dagen na de scandatum betaald. Meestal gaat het dan om betwiste of onvolledige facturen.
Het is wel zo dat het wel langer duurt dan vorig jaar. Toen betaalde de overheid gemiddeld na 16 dagen.
Daar moet echter belangrijke verduidelijkingen bij aangebracht worden. Zo zit er een grote divergentie tussen de verschillende FOD's. Niet alleen in termijnen, maar ook in hoeveelheid facturen.
Op dat vlak valt er nog op te merken dat de FOD Justitie in zijn eentje zorgt voor 32.000 facturen en daarmee een derde van de facturen van de federale overheid betaalt. Het is vooral hier dat er zich nog een uitdaging bevindt. Zonder de facturen van de FOD Justitie bedraagt de gemiddelde betalingstermijn 16 dagen.
De FOD Justitie is echter bezig aan een grote moderniseringsoperatie. Een deel van het verschil met de andere FOD's kan dan ook verklaard worden door het feit dat dat de rechterlijke orde pas op 1 juni 2021 overgestapt is op het centrale digitale facturatiesysteem van de federale overheid, VIM. De penitentiaire instellingen volgden pas op 1 november van dat jaar. Het gaat in totaal over jaarlijks 100.000 facturen.
Doordat deze takken van justitie niet aangesloten waren op de VIM, het Vendor-Invoice-Managementsystem, zaten de cijfers ook niet meteen in de rapportage. In dit systeem worden alle types van facturen, ongeacht hoe ze worden ontvangen (papieren, digitaal of e-facturen) verwerkt.
Dit is bijzonder goed nieuws want dit zal op leiden tot een versnelling van het betalingsgedrag, een keer het gebruik van het systeem vlot gaat. De Bleeker is dan ook overtuigd dat de initiatieven van haar collega Vincent Van Quickenborne hun vruchten zullen afwerpen. Zo werd recent Justinvoice opgestart voor de digitale afhandeling van gerechtskosten.
Ook uit De Bleeker haar betaaltermijnmonitor blijkt dat het aantal papierenfacturen verder daalt.
Waar in januari 2022 nog 50% van de facturen op papier waren, is dit in juni gedaald tot 37%. Vooral het aantal facturen per e-mail kende een stijging van 28% naar 44%. De volledige geautomatiseerde e-facturering is goed voor 18% van de facturen.
De digitalisering van de facturering is een impliciete inkorting van de integrale betalingstermijn. Want bij e-facturatie is er geen verschil tussen factuurdatum en scandatum. Deze facturen worden dan ook zeer snel betaald. Wie dus snel zijn geld kan zien, kan dus de overheid zelf een handje helpen door e-facturatie te gebruiken of op z'n minst de factuur per e-mail door te zenden.
Volgens De Bleeker tonen de cijfers aan dat papieren facturen er nu echt uit aan het gaan zijn. Het is de eerste keer dat het aantal digitale facturen duidelijk de overhand krijgt en dat papieren facturen haar status als standaardfactureringswijze heeft verloren. Voor De Bleeker is het nu een teken dat de FOD's voluit moeten gaan voor digitale facturen en papieren facturen volledig moeten bannen.
De Bleeker: "Ik wil dat de overheid een voorbeeld is op het vlak van tijdig facturen betalen. Facturen laten liggen dat is lenen op kosten van je leveranciers en hen in de problemen storten. We doen het niet slecht maar de diensten kunnen meer en beter.
We staan op dat vlak op een keerpunt. Zowat alle diensten zijn vandaag aangesloten op ons centraal facturatiesysteem. Digitale facturen hebben dit jaar eindelijk de overhand genomen. We moeten af van die papieren rompslomp. Dat zorgt alleen maar voor zinloze arbeid, verloren tijd en kosten voor zowel overheid als onderneming. Een digitale factuur is een factuur die op tijd betaald wordt."