Wanneer een kandidaat vrijwilliger uw organisatie contacteert, maakt u met de vrijwilliger een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek leert u elkaar beter kennen en beslist u, samen met de vrijwilliger, of het vrijwilligerswerk wordt opgestart.

Op het kennismakingsgesprek kan u de onthaalbrochure gebruiken. Hierin vindt u alle informatie die u en de vrijwilliger nodig hebben.

Het kennismakingsgesprek: stap voor stap

1. onthaal de vrijwilliger op een rustige plek

• Verwelkom de vrijwilliger op een plek waar u rustig kan praten.
• Bied de vrijwilliger een drankje aan.
• Creëer een vriendschappelijke sfeer.

2. Stel uzelf en uw organisatie voor

• Vertel over uzelf en over uw functie in de organisatie.
• Geef informatie over de werking van uw organisatie

3. Stel vragen aan de vrijwilliger

• Waarom wil de vrijwilliger vrijwilligerswerk doen?
• Wat vindt de vrijwilliger leuk en interessant?
• Wat wil en kan de vrijwilliger doen?
• Heeft de vrijwilliger ervaring met uw doelgroep?
• Heeft de vrijwilliger kinderopvang?
• Heeft de vrijwilliger een job?
• Heeft de vrijwilliger een beperking?
• Wanneer is de vrijwilliger beschikbaar?
• Zijn er dingen waarmee de organisatie rekening moet houden?

4. Bespreek de match met uw organisatie

• Wat wordt er van de vrijwilliger verwacht?
• Past de vrijwilliger in uw organisatie?
• Hebt u geschikte taken voor de vrijwilliger?
• Bij twijfels, bespreek dit.

5. Leg uit wat de vrijwilliger moet doen

• Geef informatie over de taken die de vrijwilliger moet uitvoeren.
• Leg taken gedetailleerd uit.
• Vertel aan wie de vrijwilliger hulp kan vragen.

6. Leg uit wat de vrijwilliger mag verwachten

• Vertel wie er op de werkvloer aanwezig is om te helpen.
• Vertel de vrijwilliger of hij samenwerkt met een ervaren vrijwilliger.
• Vertel de vrijwilliger of hij een proefperiode heeft.
• Vertel de vrijwilliger of hij extra ondersteuning of opleiding krijgt.
• Vertel de vrijwilliger of hij een vergoeding krijgt.

7. Bespreek juridische zaken

• Leg uit waar de vrijwilliger voor verzekerd is.
• Informeer de vrijwilliger als hij nog documenten van de Rijksdienst Voor Arbeidsvoorziening (RVA) of zijn mutualiteit in orde moet brengen.

8. Maak afspraken

• Maak afspraken over de locatie, data en uren van het vrijwilligerswerk.
• Maak afspraken over de eerste werkdag van de vrijwilliger.
• Zorg ervoor dat de vrijwilliger alle informatie heeft voor de eerste werkdag.

Tip: doe na een zestal maanden een opvolggesprek

Probeer om de zes maanden een opvolggesprek te hebben met de vrijwilliger. Zo kan u goed inschatten wat er goed en minder goed gaat.

Wat als u twijfelt over de motivatie en competenties van de vrijwilliger?

Als u twijfelt of iemand de vrijwilliger is die u zoekt:

• Probeer dan om andere vrijwilligersjobs voor te stellen.
• Breng de vrijwilliger in contact met het Servicepunt Vrijwilligers.

Meer info

Servicepunt Vrijwilligers Atlas, Carnotstraat 110, 2060 Antwerpen tel. 03 338 70 10

Ontvang tips en nieuwtjes over vrijwilligerswerk

Werkt uw organisatie met vrijwilligers? En wil u graag nieuws, tips en vorming over vrijwilligerswerk ontvangen? u dan op de gratis nieuwsbrief van het Servicepunt Vrijwilligers.