​De stad Antwerpen is een moderne, efficiënte en klantgerichte organisatie waarin medewerkers zoveel mogelijk digitaal werken.

De administratieve werking is zodanig georganiseerd dat stedelijke diensten en medewerkers van de stad:

• hoofdzakelijk digitaal werken,
• hun werkplek, kennis en informatie delen en
• aan een 'clean' en flexibel bureau werken. Medewerkers ruimen na een werkdag hun werkplekken op waardoor die de dag daarna door andere medewerkers kunnen worden gebruikt.

Die werkwijze levert heel wat voordelen op:

• Er zijn enkel actieve dossiers op de werkvloer.
• Dossiers en documenten zijn gemakkelijk terug te vinden.
• Afgesloten dossiers krijgen snel een bestemming. Het FelixArchief bepaalt de waarde van de dossiers: permanent bewaren of tijdelijk bewaren en de termijn van vernietiging of overbrenging.
• Het FelixArchief zoekt via vraaggestuurde digitalisering (de scanning-on-demand-service) de gearchiveerde dossiers op en stelt ze ter beschikking.
• Digitale dossiers, bestanden en applicaties worden gearchiveerd in het digitale depot van het FelixArchief.

Door die actieve manier van werken beheert een medewerker zijn lopende dossiers niet meer vanuit een papieren klassement maar via een vlotte en gemakkelijke centrale server.

De afgewerkte dossiers worden door het FelixArchief verpakt, uitgebreider beschreven en verwerkt in het eigen archiefbeheerssysteem MACZ.

Professional en geïnteresseerd?

In het technische rapport 'Optimaal digitaal' vind je alle info over efficiënt informatiebeheer en het introduceren van werkplekdelen en het cleandeskbeleid.

Project 'Afschaffen handtekening'

De stad Antwerpen schaft de handtekening op papier volledig af om volledig digitaal te werken.

Een volledige digitalisering op de werkvloer zorgt voor een efficiëntere uitvoering van de werkprocessen en zorgt ervoor dat medewerkers onafhankelijk van tijd en ruimte kunnen werken.

Een van de stappen in de omschakeling van analoog naar volledig digitaal, is het afschaffen van de handtekening. Waar een handtekening juridisch is vereist, wordt een digitaal alternatief voor de handgeschreven handtekening toegepast.

Benieuwd naar het project? Lees hieronder de volledige projecttekst.